Nodyn Cyfarwyddyd Cau Rhaglenni 2000 – 2006, 2

Diben

1.  Atgoffa sefydliadau sy’n derbyn grantiau am y gofynion i gadw dogfennau a thrywydd archwilio ar gyfer gweithgareddau Cyfnod Rhaglenni 2000-2006.

Rheoliadau

• Rheoliad y Comisiwn Ewropeaidd 1260/1999
• Rheoliad y Comisiwn Ewropeaidd 1685/2000
• Rheoliad y Comisiwn Ewropeaidd 438/2001
• Rheoliad y Comisiwn Ewropeaidd 2355/2002 (sy’n diwygio 438/2001)
• Rheoliad y Comisiwn Ewropeaidd 448/2004
• Canllawiau'r Comisiwn Ewropeaidd ar Gau'r Rhaglen C (2006) 3424 (PE/1410/2006)
• Nodyn Deongliadol y Comisiwn Ewropeaidd CDRR/01/0069/01-EN
• Nodyn Cyfarwyddyd 02/07 WEFO, o’r enw ‘Cadw Dogfennau – ar gyfer Rhaglenni Cronfeydd Strwythurol sy’n gweithredu yn ystod y Cyfnod Rhaglenni 2000 hyd 2006’, dyddiedig Ionawr 2007

Cefndir

2. Bydd y mwyafrif helaeth o brosiectau Cyfnod Rhaglenni 2000-2006 wedi dod i ben, yn ymarferol ac yn ariannol. Er hynny, mae’n ofynnol o hyd i bob sefydliad gadw gwybodaeth allweddol a sicrhau ei bod ar gael ar gyfer unrhyw weithgareddau archwilio.

3. Mae’n bosibl y cynhelir archwiliadau fel rhan o’r ymarfer Cau Rhaglenni gan Lywodraeth Cymru cyn cyflwyno’r Adroddiad Sicrwydd gofynnol, ac unrhyw ddogfennau eraill, i’r Comisiwn Ewropeaidd (C.E.), neu wedi hynny, yn achos archwiliadau uniongyrchol gan y Comisiwn Ewropeaidd neu Lys Archwilwyr Ewrop (E.C.A.)

Cyfarwyddyd

4.  Mae’r wybodaeth a gynhwysir yn Nodyn Cyfarwyddyd 02/07 WEFO, mewn perthynas â’r canlynol, yn ddilys o hyd:

• gofynion y Comisiwn Ewropeaidd o ran cadw dogfennau
• yr angen am drywyddion archwilio cadarn
• cludwyr data derbyniol
• ardystio a gwirio dogfennau electronig

5.  Yn ogystal â’r cyngor ar gadw dogfennau, pwysleisiodd Nodyn Cyfarwyddyd 02/07 WEFO yr angen i bob sefydliad / cyfranogwr mewn cronfeydd strwythurol fod â threfniadau adalw mewn perthynas â’r holl ddogfennau cefnogol ar gyfer cyfnod llawn y rhaglenni.    

6.    Mae profiad o archwiliadau’r Comisiwn Ewropeaidd wedi dangos y bydd yn rhaid i sefydliadau / cyfranogwyr mewn cronfeydd strwythurol:

• fod â’r holl ddogfennau gofynnol wrth law mewn un lleoliad y cytunwyd arno – er mwyn sicrhau mynediad priodol i archwilwyr wrth iddynt  gyflawni eu gweithdrefnau archwilio     
• darparu trywydd archwilio ariannol llawn a chadarn– i gadarnhau’r cais terfynol am grant a gyflwynwyd i WEFO

7.  Mae gofynion y Comisiwn Ewropeaidd o ran cadw dogfennau wedi’u cynnwys yn Rheoliad 1260/1999, Erthygl 38(6):

“ For a period of three years……………..following the payment by the Commission of the final balance in respect of any assistance, the responsible authorities shall keep available for the Commission all the supporting documents (either the originals or versions certified to be in conformity with the originals on commonly accepted data carriers) regarding expenditure and checks on the assistance concerned.”

8.      O ystyried y profiad a gafwyd wrth roi Rhaglenni Cronfeydd Strwythurol blaenorol ar waith, mae WEFO o’r farn ei bod yn rhy gynnar cynnig dyddiad terfynol ar gyfer dinistrio dogfennau sy’n berthnasol i Gyfnod Rhaglenni 2000-2006.  

9.  Yn sgil hynny, mae’r cyngor a roddwyd yn Nodyn Cyfarwyddyd 02/07 WEFO ym mis Ionawr 2007, yn parhau’n ddilys, h.y. « rydym yn cynghori’r holl rai hynny sy’n cyfranogi o gronfeydd strwythurol i beidio â dinistrio dogfennau prosiect perthnasol hyd nes y bydd WEFO yn eu hysbysu ei bod yn ddiogel iddynt wneud hynny. »

Cyswllt : Llinell Gymorth WEFO